Các phương pháp triển khai ERP thành công
Phương pháp tiếp cận và triển khai ERP quyết định lớn vào phần chi phí, thời gian tham gia của cả công ty.

Đứng ở góc độ nhà lãnh đạo có quyết định trực tiếp tới phương pháp triển khai ERP Odoo, anh chị có thể lựa chọn 1 trong 3 chiến lược triển khai ERP như sau:

Big Bang (phương pháp triển khai tổng lực) - đây là phương pháp triển khai tổng thể cho toàn bộ các phòng ban ở tất cả các phân hệ đồng thời. Đòi hỏi sự kết hợp rất lớn về nguồn lực và sẽ không tránh khỏi việc gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Phased (phương pháp phân chia thành giai đoạn) - anh chị có thể chia dự án của bạn ra làm rất nhều giai đoạn để triển khai, và sẽ mở rộng từ từ giải pháp ERP cho các phòng ban ít cần thiết hơn. Giải pháp này là một trong các phương pháp cốt lõi được TopERP áp dụng để tránh làm tổn thương đến quá trình vận hành hiện hữu của Doanh nghiệp.

Parallel (phương pháp triển khai song song) - đây là phương pháp triển khai mà bạn sẽ sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại và song song với đó bạn triển khai giải pháp của mới. Giải pháp này ở thời điểm hiện tại gần như là bắt buộc để đáp ứng tính vẹn toàn của quy trình vận hành hiện có.

Big Bang - Triển khai tổng lực

Như bản phân tích ở trên, đây là chiến lược triển khai mang trong mình rủi ro rất lớn, lớn nhất trong 3 chiến lược nhưng bù lại thì nó sẽ có được hai điểm thuận lợi (1) thời gian triển khai nhanh và (2) chi phí thấp. Hãy chon Big Bang một khi yêu cầu của cấp lãnh đạo là cần làm nhanh nhanh chóng đưa giải pháp ERP Odoo vào trong doanh nghiệp, nhưng anh chị cần chuẩn bị cực kỳ kỹ lưỡng cho toàn bộ quá trình triển khai. 

Với phương án này thông thường sẽ triển khai vào giai đoạn thấp điểm hoặc vào những thời điểm thị trường thiếu thuận lợi như giai đoạn Doanh nghiệp gặp phải dịch Covid 2019 và Covid 2020.

Phương pháp tiếp cận luôn là vấn đề anh chị cần xem xét thấu đáo. Đa phần các giải pháp ERP đều được thiết kế với quy trình chuẩn mực, do vậy nên cố gắng nắn chỉnh quy trình hiện có theo ERP, đặc biệt các ERP có nhiều năm kinh nghiệm như Odoo, SAP, Oracle, Microsoft Dynamic AX.

Muốn thành công, anh chị bắt buộc phải nhận diện và giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất trong đó việc hiểu rõ nhu cầu và đặc tính của Business là điều tối quan trọng - các tính năng của giải pháp đã đáp ứng được bao nhiêu phần trăm người dùng yêu cầu? bao nhêu yêu cầu còn lại cần phải được tùy chỉnh và phát triển riêng? thời gian phát triển như thế nào? Có ảnh hưởng đến quá trình vận hành theo kế hoạch không? Rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc và bàn bạc kỹ lưỡng giữa nhóm triển khai và đội ngũ tư vấn, đội ngũ kỹ thuật.

Đối với Big Bang thì càng phải được chi tiết hơn, phải được giám sát chặt chẽ hơn với mục đích duy nhất là giảm rủi ro cho dự án. Mọi sự thay đổi về yêu cầu của người dùng đều ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và kế hoạch triển khai của cả dự án. Do vậy, cần phải được kiểm soát chặt chẽ.

Triển khai cuốn chiếu từng phần - Phased Rollout Implementation

Phased Rollout được sử dụng khi bạn mong muốn chia dự án ra làm nhiều giai đoạn như bạn có thể triển khai phần bán hàng, mua hàng, kho trước; sau đó tới phần logistics, sản xuất, sau đó mới tới phần kế toán tài chính,v.v... Cụ thể giai đoạn nào trước sau tùy thuộc vào mức độ cấp thiết của từng cụm quy trình lõi trong toàn bộ quá trình vận hành. Có các cách chia giai đoạn như sau.

  1. Chia giai đoạn theo phân hệ (Bán hàng, kế toán, tài chính).

  2. Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên kết nhiều phòng ban. Đây là phương án được TopERP gợi ý cho rất nhiều khách hàng triển khai ERP thành công.

  3. Chia giai đoạn theo các Business Unit của doanh nghiệp bạn (thường áp dụng cho cấp Tập Đoàn).

  4. Chia Phased theo vị trí địa lý (thường áp dụng cho các công ty đa quốc gia).

Anh chị sẽ thấy Phased Rollout là chiến lược triển khai trung dung nhất, rủi ro đặt ở mức độ trung bình, thời gian triển khai cũng nằm ở mức độ trung bình của 3 phương pháp triển khai và cuối cùng là chi phí cũng nằm ở mức độ trung bình của 3 phương pháp triển khai.

Khi triển khai thành công được một giai đoạn, doanh nghiệp và cả đơn vị triển khai sẽ có rất nhiều kinh nghiệm để có thể điều chỉnh lại trong giai đoạn sau, thay đổi cách tiếp cận cho phù hợp hơn, điều chỉnh lại các bước triển khai, cách thức làm việc trong nội bộ của team triển khai cũng như đối với người dùng cuối là nhân viên.

Parallel Implementation - Triển khai song song

Với phương án triển khai này thì anh chị vận hành song song giữa phần mềm hiện tại (excel, misa, bravo, fast, v.v..) và giải pháp ERP trong một thời gian dài, và cắt chuyển từ từ từng bước một đối với phần mềm quản lý cũ. Đây là phương pháp triển khai tốn thời gian và tiền bạc nhất, nhưng bù lại là rất an toàn vì người dùng sẽ tiếp cận một cách từ từ cho đến khi họ hoàn toàn thuần thục giải pháp ERP mới và đủ kinh nghiệm để bỏ đi giải pháp cũ.

Với từng doanh nghiệp, TopERP có thể đưa ra các phương án phù hợp nhất tùy theo tình hình thực tế, năng lực của nhân sự. Anh chị có thể chọn phương pháp cụ thể, hoặc có thể trộn lẫn cho từng giai đoạn triển khai nhằm đảm bảo cho sự thành công của dự án. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo về mặt thời gian đưa giải pháp ERP vào vận hành và chi phí sao chấp nhận được.

Sự khôn khéo và truyền thông của ban lãnh đạo và ban điều hành Dự án trong chiến lược triển khai giải pháp ERP đóng vai trò rất quan trọng. Anh chị nên cân nhắc kỹ, nhận các tư vấn từ các chuyên gia về quản trị doanh nghiệp cũng như các chuyên gia về triển khai hệ thống nhằm đảm bảo lựa chọn đúng đắn giải pháp cũng như cách thức triển khai.

03 bài học từ triển khai ERP thất bại
Không thể phủ nhận lợi ích to lớn từ một hệ thống ERP nhưng ERP cũng là con dao hai lưỡi nếu thực hiện sai phương pháp.