Thiết lập mục tiêu dự án ERP như thế nào?
Your business case must show that your ERP cloud project will produce benefits in excess of the cost

 



Khi chuẩn bị triển khai một dự án ERP, thiết lập được các mục tiêu (Objectives) một cách chính xác và cụ thể là rất quan trọng, mục tiêu của dự án ERP có thể đến thông qua những khó khăn, rào cản hoặc các rủi ro mà DN đang gặp phải, hoặc gắn liền với mục tiêu kinh doanh mà DN đang muốn đạt được trong tương lai…


Bài viết này mình chia sẻ kinh nghiệm và phương pháp xác định mục tiêu dự án ERP mà mình đã được đào tạo, học hỏi và trải nghiệm trong suốt thời gian qua.


Thông thường, để thuyết phục các nhà đầu tư, chủ DN đầu tư vào dự án thì thay vì nói về vấn đề công nghệ, kỹ thuật… thì chúng ta sẽ chuyển sang nói về hiệu quả, lợi ích mà dự án ERP có thể mang lại, chúng ta sẽ phân thành 4 nhóm hiệu quả sau để định hướng và xây dựng mục tiêu của dự án:


                 Tăng doanh thu

                 Giảm chi phí

                 Tối ưu tài sản

                 Giảm thiểu rủi ro


Tất nhiên là có nhiều cách phân loại, nhưng ở đây chúng ta sắp xếp và phân loại theo mô hình DuPont – một mô hình rất phổ biến, dễ hiểu khi trình diễn về chỉ số ROCE (return on capital employed – lợi nhuận trên vốn thực hiện) cũng như các yếu tố tác động đến chỉ số này (xem sơ đồ đính kèm), khi đầu tư thì ai cũng muốn có hiệu quả:


  Tăng doanh thu:


Mục tiêu tăng doanh thu khá phổ biến ở nhiều mô hình kinh doanh, có thể tăng kênh bán hàng, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ, tăng sản lượng, thay đổi chính sách giá bán…nó có thể gắn liền với việc tăng trưởng, mở rộng quy mô… Vậy hệ thống ERP có thể hỗ trợ và thích ứng cho mục tiêu này như thế nào? Đến đây chắc cũng không khó để các bạn có thể gắn các quy trình, chức năng của sản phẩm để hiện thực mục tiêu tăng doanh thu của DN.


  Giảm chi phí:


Giảm chi phí là mục tiêu, là mong muốn của mọi doanh nghiệp. Doanh thu thật ra cũng đến lúc bão hòa, không thể tăng mãi được, vì vậy mục tiêu của DN là làm sao kiểm soát hoặc cắt giảm chi phí một cách tốt nhất để tăng hiệu quả (sơ đồ DuPont đính kèm có gợi ý một số chi phí cần kiểm soát). Đây cũng là một trong những mục tiêu thường thấy ở các dự án ERP.


  Tối ưu tài sản (đặc biệt là vốn lưu động):


Vốn lưu động có thể là tiền, hoặc những thứ có thể nhanh chóng chuyển thành tiền, 3 hạng mục vốn lưu động phổ biến nhất mà hệ thống ERP có thể hỗ trợ quản lý và kiểm soát một cách tối ưu là: các khoản phải thu, hàng tồn kho và các khoản phải trả. Hệ thống ERP có những quy trình kiểm soát dòng tiền như thế nào? Dự báo dòng tiền ra sao? Làm sao cân bằng giữa việc trả tiền cho NCC đúng hạn và trì hoãn thanh toán trong giới hạn cho phép? Phải nhắc nợ khách hàng thế nào? Quản lý hàng tồn kho, hàng chậm luân chuyển ra sao…thường thì 3 hạng mục vốn lưu động này thường được kết hợp để tính toán chỉ tiêu vòng quay tiền mặt (Cash Conversion Cycle). Một chỉ tiêu rất quan trọng trong việc phân tích hiệu quả nguồn vốn lưu động trong DN.


   Giảm thiểu rủi ro


Đây là mục tiêu khó xác định nhất so với 3 nhóm mục tiêu trên, nó không nằm trong sơ đồ DuPont, nhưng giảm thiểu rủi ro luôn là mối quan tâm hàng đầu của tất cả các DN. Bao gồm việc đầu tư vào các giao thức bảo mật dữ liệu, phân quyền, an ninh mạng… theo khảo sát từ KPMG, thì 75% giám đốc điều hành cho biết họ đã phân bổ từ 3 đến 10% ngân sách ERP trong việc bảo mật và kiểm soát rủi ro. Đặc biệt là trong DN, bảo mật là ưu tiên hàng đầu của các lãnh đạo (C-Suite). Vì vậy đây luôn là một khoản đầu tư không thể thiếu cho bất kỳ một dự án ERP nào.


Qua bài viết này, mình chỉ mong góp một góc nhìn khởi đầu cho việc hình thành mục tiêu dự án đầu tư hệ thống ERP nói riêng và các dự án IT nói chung, trong đó lấy hiệu quả làm kim chỉ nam để thiết lập mục tiêu, và làm sao để có thể gắn mục tiêu dự án vào mục tiêu của kinh doanh của DN để nâng cao hiệu quả.

Nguồn : https://blogs.oracle.com/modernfinance/aligning-erp-cloud-benefits-to-business-drivers

Tác giả : Adit Aron

Co-Founder, Solution Director
Aron Consulting Services

Đo lường giá trị hệ thống ERP mang lại cho Doanh nghiệp
Làm sao mới có thể đo lường được hiệu quả, giá trị của một hệ thống ERP một cách chính xác nhất ?