Liên hệ chúng tôi 0865.444.886 sales@toperp.vn
Theo dõi chúng tôi
9 Kỹ năng quản lý kho hàng cần có để đạt hiệu quả cao nhất
Quản lý kho hàng sao cho hiệu quả vẫn luôn là bài toán gây đau đầu trong doanh nghiệp. Những tưởng không mấy liên quan đến doanh thu, thế nhưng quản lý kho không tốt lại ảnh hưởng khá nhiều đến quy trình vận hành hàng hóa. Vậy cần quản lý kho vận như thế nào để doanh nghiệp đạt lợi ích cao nhất?

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là các công việc liên quan đến hoạt động giám sát hàng hóa lưu trữ. Cụ thể như theo dõi xuất - nhập hàng, sắp xếp kho, kiểm kê, giám sát,... Mục đích là để nắm rõ tình trạng hàng hóa, đảm bảo quy trình vận hành diễn ra thuận lợi.

Năng suất và chất lượng của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào cách quản lý kho vận. Quản lý kho bãi theo quy tắc rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực. Từ đó, giúp quy trình vận hành hàng hóa được liên tục, mang về lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới đây là 9 yêu cầu bắt buộc phải biết của một quản lý kho.

9 Kỹ năng cần có để quản lý kho vận hiệu quả

1. Sắp xếp kho hàng thông minh

Sắp xếp kho hàng là kỹ năng cần có trong quy trình quản trị kho hàng. Tuy nhiên để sắp xếp sao cho thông minh thì không phải ai cũng biết cách làm. Việc đầu tiên bạn cần nắm rõ là danh sách các mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Tiếp đến là phân loại thành từng nhóm sản phẩm, lên kế hoạch sắp xếp vị trí rõ ràng. Tốt nhất bạn nên xếp các sản phẩm bán chạy ở vị trí thuận lợi nhất, sản phẩm ít nổi trội hơn xếp vào trong. Các mặt hàng giống nhau về mẫu mã nên được tách riêng ra để tránh nhầm lẫn.


Đồng thời các kệ hàng phải được sắp xếp gọn gàng, dễ quản lý. Hãy cân nhắc cách bày trí dễ nhìn nhất, sao cho vừa nhìn qua là biết được sản phẩm có đủ số lượng không. Người quản lý kho phải có trách nhiệm phổ biến thông tin chi tiết về hàng hóa cho nhân viên. Điều này nhằm tránh những nhầm lẫn có thể xảy ra trong quá trình kiểm kê hàng hóa.

2. Quản lý hàng theo mã SKU

Mã SKU (Stock Keeping Unit) hay còn gọi là mã hàng hóa. Mã SKU thường là một chuỗi ký tự được thống nhất theo quy tắc nhất định của doanh nghiệp. Mã SKU khi đặt phải thể hiện được loại hàng, danh mục sản phẩm, số hiệu, tên sản phẩm. Quản trị kho hàng theo mã giúp việc tra cứu, xác định vị trí và kiểm kê nhanh chóng hơn.

Mã SKU thường bao gồm cả chữ và số để dễ phân biệt. Tuy nhiên trong lúc đặt mã cũng nên chú ý tránh các chữ và số có thể trông giống nhau. Nếu không nhìn rõ, rất dễ nhầm lẫn chữ L và I khi viết thường, chữ O và số 0. Cũng nên tránh sử dụng các ký tự đặc biệt vì sẽ gây lỗi khi quản lý kho bằng excel.

Mã SKU là do mỗi doanh nghiệp tự quy định. Vậy nên hãy đặt mã hàng hóa theo cách tiện lợi và dễ quản lý nhất.

3. Kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa trong kho

Mọi thông tin hàng hóa phải được kiểm tra kỹ càng trước khi đưa vào kho. Công việc quản trị kho hàng có tốt hay không căn cứ rất nhiều vào công đoạn này. Nhân sự kho phải kiểm tra đúng sản phẩm, số lô, số lượng, thời gian nhập - xuất,... thật kỹ càng. Tốt nhất nên kiểm tra lại ít nhất 2 lần để hạn chế sai sót. Việc kiểm tra hàng hóa phải được thống kê đầy đủ và có xác nhận của người quản lý kho.


4. Dán nhãn theo lô hàng, sản phẩm

Những mặt hàng nhập theo từng đợt với số lượng lớn rất cần được dán nhãn phân biệt. Hàng hóa thường được bảo quản trong các thùng hàng lớn, do đó dán nhãn giúp cho việc sắp xếp, phân biệt và kiểm kê thuận lợi hơn.

5. Kiểm tra kho thường xuyên

Kiểm tra kho hàng thường xuyên giúp hạn chế thất thoát cho doanh nghiệp. Kho hàng càng lớn thì càng mất nhiều thời gian để kiểm kê. Do đó, nên có thời gian kiểm tra cố định, thông thường khoảng 1, 3 hoặc 6 tháng một lần. Tuy vậy, tốt nhất là nên kiểm tra kho thường xuyên, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn.

Kiểm tra kho ngoài việc đối chiếu số liệu và thực tế, cần phải kiểm tra chất lượng sản phẩm. Xác định hàng hóa có sắp hết hạn, hư hại hay bị móp méo hay không để đưa ra hướng xử lý kịp thời. Đồng thời cũng cần kiểm tra môi trường xung quanh có vấn đề ẩm mốc hay rỉ sét hay không.

6. Dọn dẹp kho

Kho hàng lúc nào cũng phải trong trạng thái gọn gàng là điều cần thiết trong quản lý kho vận. Điều này tạo thuận lợi cho lúc kiểm kê, nhập - xuất hàng dễ dàng hơn. Do đó, kho cần phải được dọn dẹp thường xuyên, nhất là sau mỗi lần xuất hàng.


7. Lên sơ đồ lưu trữ

Sơ đồ lưu trữ cũng giống như bản vẽ thu nhỏ của kho. Sơ đồ kho rõ ràng giúp người quản lý và nhân viên dễ dàng xác định vị trí hàng hóa. Với doanh nghiệp lớn, quy mô kho rộng thì nên có sơ đồ để tiện quản lý.

8. Tổ chức nhân sự kho

Nhân sự không trung thực, thiếu trách nhiệm là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây thất thoát hàng hóa. Nhân sự kho phải được đào tạo bài bản, phân chia nhiệm vụ rõ ràng trước khi làm việc.

9. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng online

Doanh nghiệp với quy mô nhỏ có thể sử dụng excel quản lý toàn diện kho hàng hóa nhưng với quy mô lớn thì không thể, nhất là khi quản lý kho hàng trong logistics. Các doanh nghiệp lớn luôn lựa chọn sử dụng công nghệ thay cho cách quản lý truyền thống. Trong đó, các ứng dụng quản lý kho hàng luôn được ưu tiên sử dụng. Ngay cả hệ thống quản trị kho hàng của Amazon cũng không phải ngoại lệ.

Phần mềm quản lý kho Odoo là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Phần mềm đem lại các tính năng ưu việt, giúp quản lý kho chính xác, thuận tiện và hiệu quả. Quản lý kho trên nền tảng Odoo giúp cập nhật số liệu kịp thời, đánh giá năng suất công việc, xuất báo cáo chi tiết,... Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra hoạch định rõ ràng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngoài ra, Odoo còn cho phép thiết lập hệ thống phù hợp với nhu cầu và đặc tính doanh nghiệp.


Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng là một kỹ năng cần phải biết của người quản lý kho. App quản trị kho hàng cho phép kiểm soát chặt chẽ công việc, tiết kiệm thời gian hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng quản lý từ xa, quản lý kho tại Hà Nội trong khi đang ở Cần Thơ là điều hoàn toàn có thể làm được.

Database quản lý kho hàng liên tục được cập nhật và đồng bộ, rất tiện lợi cho việc theo dõi. Do đó, phần mềm ngày càng được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, thay thế cách quản lý kho hàng bằng Excel.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý kho

Nắm vững các kỹ năng trên đây sẽ giúp cho việc quản lý kho hàng trở nên chuyên nghiệp và diễn ra xuyên suốt. Nhờ đó tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp của bạn.

4 Tiêu chí chọn phần mềm quản lý du lịch tốt cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý du lịch là công cụ hỗ trợ được rất nhiều đơn vị du lịch chọn sử dụng hiện nay. Vậy phần mềm quản lý này có lợi ích gì? Làm sao để chọn được phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp? Cùng Top ERP tìm hiểu dưới đây.