Odoo là phần mềm ERP được đông đảo các doanh nghiệp lớn nhỏ tin dùng ở khắp các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Với xu hướng chuyển đổi số như hiện nay, việc thích nghi và làm quen với các phần mềm ERP là thực sự cần thiết. Bên cạnh những thành công của doanh nghiệp khi sử dụng Odoo, cũng có những thất bại ban đầu ở một số doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ điểm qua 5 thất bại thường gặp và hướng giải quyết cho doanh nghiệp khi bắt đầu sử dụng Odoo.
1. 5 thất bại thường gặp khi mới bắt đầu sử dụng Odoo
Không làm quen được với phần mềm quản trị doanh nghiệp
Đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn sử dụng các phương pháp thủ công để quản lý doanh nghiệp. Việc chuyển đổi số vẫn còn là một khái niệm khá xa lạ đối với họ. Vì vậy, khi bắt đầu chuyển đổi, các doanh nghiệp còn rất bỡ ngỡ trước những công nghệ cũng như ngại sử dụng chúng.
Các công nghệ mới được tích hợp vào phần mềm còn xa lạ với các bộ phận và nhân viên trong công ty dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng. Đó là lý do doanh nghiệp không thể thích ứng được với những thay đổi và có xu hướng quay về với những phương pháp thủ công, điều khiến doanh nghiệp trở nên tụt hậu và khó có cơ hội phát triển sau này.
Không duy trì được hệ thống làm việc lâu dài
Trong quá trình sử dụng phần mềm Odoo, các doanh nghiệp thường gặp một số vấn đề như: không tận dụng hết được các tính năng của phần mềm, không biết cách sử dụng phần mềm cho hiệu suất hay các chức năng chưa phù hợp với công việc hiện tại của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến doanh nghiệp ít sử dụng phần mềm thường xuyên và dùng đan xen với các phương pháp thủ công vốn đã quen thuộc với doanh nghiệp. Việc này lại gây mất nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong công tác quản lý.
Bên cạnh, việc sử dụng phần mềm Odoo cũng đòi hỏi những kiến thức và kỹ năng nhất định để có thể xử lý và thao tác trên phần mềm nhanh nhạy hơn. Đây cũng là một khó khăn lớn cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ chưa quen với các thay đổi nhanh chóng của công nghệ.
Doanh nghiệp thiếu quyết tâm trong quá trình triển khai
Nhiều doanh nghiệp ban đầu vì muốn bỏ đi các phương pháp quản lý truyền thống để thay diện mạo mới cho doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng Odoo, nhưng sau đó họ lại gặp nhiều khó khăn vì chưa quen sử dụng phần mềm. Quyết định vội vàng và không xem xét kỹ lưỡng các mục tiêu, nguồn lực của tổ chức đã khiến nhiều doanh nghiệp bị nản chỉ khi mới sử dụng Odoo.
Thêm vào đó, một số doanh nghiệp chưa nhận thấy được đầy đủ các khó khăn trong quá trình triển khai Odoo mà quyết định nóng vội. Việc này dẫn đến tình trạng khi bắt đầu sử dụng Odoo, nhiều doanh nghiệp đã bị chùn bước và thậm chí bỏ giữa chừng mà không tìm cách khắc phục chúng. Từ đó, các doanh nghiệp không những không có được những lợi ích thiết thực từ Odoo mà lại mất thêm chi phí và thời gian loay hoay để tìm ra hướng đi đúng đắn.
Trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với đơn vị cung cấp Odoo xảy ra nhiều bất cập
Khi mới sử dụng Odoo, nhiều doanh nghiệp chưa làm quen được với phần mềm cũng như các khái niệm liên quan đến chúng. Vì vậy, việc trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với đơn vị cung cấp Odoo xảy ra nhiều khó khăn vì hai bên không hiểu được yêu cầu của đối phương. Việc này cũng dẫn đến nhiều khó khăn trong việc hỗ trợ và xử lý các vấn đề nảy sinh cho doanh nghiệp vì đôi khi đơn vị cung ứng hiểu sai ý muốn của doanh nghiệp và giải quyết không đúng vấn đề.
Không được sự tán thành của các bộ phận trong doanh nghiệp
Việc chuyển đổi không phải là quá trình dễ dàng và không phải doanh nghiệp nào cũng được sự chấp thuận của tất cả bộ phận trong tổ chức. Nếu chủ doanh nghiệp tự ý chuyển đổi mà không thông qua các bộ phận trong tổ chức sẽ dẫn đến nhiều mâu thuẫn và việc sử dụng giải pháp Odoo không được đồng bộ. Đồng thời, việc này còn gây mất nhiều thời gian để mọi người trong tổ chức làm quen với phần mềm khiến nhiều công việc không theo kịp tiến độ.
2. Một số cách xử lý khó khăn cho doanh nghiệp khi mới sử dụng Odoo
Xử lý khó khăn cho doanh nghiệp khi mới sử dụng Odoo
Đảm bảo các nhân viên đã được đào tạo công nghệ thông tin
Khi quyết định triển khai Odoo, chủ doanh nghiệp cần chắc chắn rằng các nhân viên của mình đã được đào tạo về kiến thức và kỹ năng xử lý phần mềm ở mức cơ bản. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh việc lãng phí thời gian trong quá trình sử dụng phần mềm. Bên cạnh đó, các quản lý bộ phận chức năng cần có những kỹ năng thành thạo nhất định để hướng dẫn nhân viên và xử lý trong những tình huống khẩn cấp.
Xác định rõ mục tiêu và nhu cầu chuyển đổi của tổ chức
Trước khi quyết định sử dụng Odoo, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và nhu cầu chuyển đổi hiện tại của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện cẩn thận bước này, doanh nghiệp sẽ dễ gặp thất bại khi sử dụng Odoo vì chưa biết mình đang cần gì và muốn cải thiện điều gì cho tổ chức.
Xác định rõ mục tiêu còn giúp cho doanh nghiệp quyết tâm hơn khi sử dụng Odoo để đạt được mục tiêu đã đề ra và không bị trì hoãn công việc lại giữa chừng. Khi đã có được mục tiêu và hiểu được nhu cầu hiện tại, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn khi sử dụng Odoo vào nhiều mục đích của tổ chức và duy trì hệ thống lâu dài hơn.
Sử dụng các phương pháp trao đổi thông tin hiệu quả
Để việc trao đổi thông tin trở nên hiệu quả hơn giữa doanh nghiệp với đơn vị cung cấp Odoo, cả hai cần có những cách để truyền đạt thông tin của mình dễ hiểu nhất có thể.
Về phía doanh nghiệp, trước khi trao đổi với đơn vị cung cấp, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng về các vấn đề mình cần giải quyết và các khái niệm, thuật ngữ liên quan giúp cho việc truyền đạt dễ hiểu hơn.
Về phía đơn vị cung cấp, Odoo sẽ tìm hiểu những cách diễn đạt dễ hiểu và rõ ràng nhất có thể cho doanh nghiệp. Trong quá trình trao đổi, doanh nghiệp có thể yêu cầu Odoo cung cấp thêm các case study thực tế hoặc hình ảnh, bản đồ phục vụ cho việc trình bày trực quan nhất có thể..
Triển khai Odoo khi được sự nhất trí của tất cả bộ phận trong doanh nghiệp
Việc chuyển đổi là một thay đổi rất lớn đối với doanh nghiệp. Trước khi thực hiện chuyển đổi sang phần mềm Odoo, chủ doanh nghiệp cần thống nhất ý kiến của tất cả thành viên trong tổ chức mới quyết định có nên triển khai Odoo hay không. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành dễ dàng hơn trong tương lai và không gây ra nhiều bất đồng không đáng có.
Kết luận: Triển khai Odoo là một giải pháp hữu ích cho nhiều doanh nghiệp. Trước khi thực hiện chuyển đổi, doanh nghiệp cần lường trước được những thất bại và khó khăn để không phải loay hoay tìm cách gỡ rối khi đã đi vào quá trình sử dụng. Odoo sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để giải quyết khó khăn và tư vấn cho doanh nghiệp những giải pháp thiết thực nhất có thể. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần sự hỗ trợ!
------------------------------------
TopERP
Solutions Jsc., Co.
Địa chỉ: 65 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đa Kao, Quận 1, TPHCM
Hotline: 0865444886
Email: admin@toperp.vn