Làm việc từ xa đã thay đổi từ việc là cơ hội hiếm hoi cho lực lượng lao động trở thành một cấu thành tiêu chuẩn trong thời gian làm việc của nhiều người thậm chí trước khi virus corona làm gián đoạn cả thế giới.
Các doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, tiếp tục làm việc từ xa - ngay cả các công ty khởi nghiệp cũng áp dụng theo cách làm việc này. Trong bối cảnh làm việc từ xa đang là xu hướng mới, hoạt động cộng tác cũng được coi là điều bình thường mới; nhân viên không còn được kỳ vọng sẽ làm việc độc lập. Thay vào đó, làm việc cùng nhau sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn. Mặc dù cộng tác giúp cải thiện hiệu quả và tăng năng suất, nhưng bạn vẫn cần có các công cụ phù hợp để cùng nhau làm việc hiệu quả.
Đáng chú ý nhất, trong khoảng thời gian chưa từng có này, một số công ty chưa áp dụng chính sách làm việc từ xa lần đầu tiên sử dụng hình thức này có thể phát sinh những thách thức một cách nhanh chóng. Odoo hiện cung cấp một số ứng dụng giúp duy trì liên kết nhóm của bạn khi chuyển sang làm việc từ xa. Ví dụ, từ nhắn tin đến trình theo dõi tác vụ và năng suất, từ các cuộc trò chuyện trên web dịch vụ khách hàng đến nhắn tin văn bản SMS, Odoo đều có thể đáp ứng.
Giao tiếp theo thời gian thực/Nhắn tin tức thì
Giao tiếp trong nhóm có thể là thách thức lớn nhất khi nhân lực của bạn ở xa.
Odoo Inbox (Hộp thư đến Odoo)
Odoo Inbox có thể được tùy chỉnh theo ý thích. Nó cho phép các thành viên trong nhóm, các phòng ban và/hoặc toàn bộ công ty liên lạc thông suốt. Các kênh trò chuyện khác nhau cho phép mọi người thảo luận về công việc, vạch ra ý tưởng và duy trì kết nối trong suốt ngày làm việc. Nó cho phép gửi tin nhắn trực tiếp và tệp đến một người hoặc một nhóm nhân viên, bao gồm khả năng tổ chức các cuộc trò chuyện thành các kênh khác nhau.
Odoo Live Chat
Odoo Live Chat được tích hợp với trang web Odoo cho phép nhóm của bạn trò chuyện với khách hàng theo thời gian thực và trả lời các câu hỏi, lên lịch hẹn và bán sản phẩm hoặc dịch vụ trong các cuộc trò chuyện giữa hai người. Tiện ích Odoo có thể được tùy chỉnh để đưa ra lời chào bằng hình đại diện và đặt ‘tin nhắn đi’ cho bất kỳ truy vấn nào gửi đến sau giờ làm việc thông thường. Đó là một cách liên lạc cá nhân tuyệt vời để thêm vào “văn phòng trực tuyến” và cửa hàng điện tử của bạn.
Ngày nay, các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều phương pháp để tương tác với khách hàng. Từ hệ thống điện thoại VoIP đến email cá nhân, hầu hết các thương hiệu đều hướng tới việc tạo ra trải nghiệm đa kênh nhằm phục vụ tốt nhất cho người tiêu dùng. Đó là lý do tại sao các dịch vụ email, tin nhắn, SMS, hoặc IM đã trở thành một hình thức giao tiếp hiệu quả cao và được nhiều nhóm dịch vụ khách hàng đang bắt đầu áp dụng. Odoo Voip thực sự tạo ra hoạt động giao tiếp hai chiều, tức là khách hàng có thể phản hồi lại bất kỳ tin nhắn nào bạn gửi và bạn có thể trả lời trực tiếp.
Làm việc từ xa yêu cầu một công cụ quản lý dự án hàng đầu vì các nhân viên của bạn rất có thể đang cần hoàn thành một số dự án. Với những dự án đang thực hiện, bạn sẽ cần một hình thức liên lạc rõ ràng để sắp xếp các thông tin chi tiết cho nhân viên. Nếu bạn vẫn chưa sở hữu Odoo Project Management thì đó chính là công cụ phù hợp cho việc này, và giờ là lúc để cài đặt. Nó cho phép bạn lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác trong các dự án theo cách trực quan đơn giản. Bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ, cuộc thảo luận, tài liệu, lập lịch, sự kiện quan trọng, cộng tác và nhiều thứ khác trong một bảng điều khiển thân thiện với người dùng.
Chức năng kéo và thả đơn giản hết sức hữu ích cho các dự án và quản lý quy trình làm việc chung giữa các nhóm. Nó tích hợp với Google Drive, Outlook và Google Calendar, vì vậy bạn có thể sử dụng nó làm đầu mối trung tâm để các nhóm làm việc cùng nhau. Nó cũng rất linh hoạt và cho phép bạn sử dụng các bảng, danh sách và thẻ để vạch ra các dự án của mình.
Ngoài ra, Business Owners cũng có thể cập nhật mọi dự án đang diễn ra trong công ty; bạn luôn có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn, những gì đang diễn ra, những gì sắp tới và công việc của từng người. Ngoài ra, người quản lý dự án có thể dễ dàng ủy thác công việc, đặt thời hạn, xem xét và đánh giá những việc còn lại phải làm.
Cuối cùng, đối với những nhân viên làm việc từ xa, ứng dụng Odoo Project Management bao gồm tất cả các công cụ cần thiết để tránh quá thời hạn.
Odoo HR
Quản lý nhân sự là một công việc khó khăn. Nó bao gồm quản lý thời gian nghỉ, đàm phán lương, đặt lịch họp theo các múi giờ khác nhau và giải quyết các mâu thuẫn. Với nhiều thứ đang diễn ra, vẫn còn rất nhiều vấn đề tiềm năng không thể bỏ qua.
Hồ sơ nhân viên
Để đảm bảo hoạt động giao tiếp kinh doanh luôn bền chặt và gắn kết, các nhân viên của bạn cần phải biết về những người còn lại. Dù là công ty lớn hay nhỏ cũng đều có thể gặp phải những thách thức này nếu một nhân viên không biết những nhân viên khác là ai hay họ đang làm gì. Như đã nói, các nhân viên cần biết các đồng nghiệp của họ làm việc trong bộ phận nào để cải thiện hoạt động giao tiếp về các chủ đề cụ thể hoặc đưa ra câu hỏi cụ thể cho đúng người.
Quản lý công việc
Quản lý công việc và cộng tác có thể hết sức khó khăn khi phải làm việc từ xa với nhiều nhóm khác nhau. Nếu không có một công cụ quản lý công việc hiệu quả, hiệu quả kinh doanh tổng thể sẽ không thể đạt được như mong đợi. Một công cụ quản lý công việc kết hợp các tính năng giao tiếp ổn định cùng với khả năng theo dõi nhiệm vụ sẽ thay đổi cách các nhân viên thực hiện khía cạnh quan trọng nhất của công ty: công việc. Nếu không có hệ thống quản lý dự án đáng tin cậy, các dự án có thể gây khó hiểu, dẫn đến lãng phí thời gian của các thành viên trong nhóm cho việc tìm ra những gì họ cần thực hiện. Những vấn đề này sẽ nghiêm trọng hơn nếu bộ phận quản lý không có cách thức trực tiếp theo dõi tiến độ, từ đó khiến họ bị tách rời ra khỏi bối cảnh chung.
Quản lý công việc của Odoo Project là một trong những công cụ giao tiếp kinh doanh hiệu quả nhất so với những công cụ khác. Công cụ này dễ dàng sử dụng từ thời điểm thực hiện đến khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ vì nó giúp nhân viên và giám đốc đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất có thể. Người quản lý có thể trực tiếp giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ; đặt thời hạn và mức độ ưu tiên theo một danh sách được sắp xếp cho những người có liên quan. Với các công cụ giao tiếp được tích hợp, ứng dụng quản lý công việc của Odoo giúp nhân viên biết được ai đã giao nhiệm vụ, thời điểm đến hạn và mức độ quan trọng để lập kế hoạch dự án cho phù hợp.
Cuộc hẹn
Các cuộc họp đạt chất lượng tốt nhất khi mọi người đều có sự chuẩn bị. Việc lên lịch họp hiệu quả có thể giúp bạn có thêm thời gian để chuẩn bị cho cuộc họp thực tế. Như đã nói, người ta có thể nghĩ rằng lên lịch họp là một quá trình dễ dàng, nhưng sẽ có thể mất nhiều thời gian cho việc chọn ngày giờ cho cuộc họp. Ngoài ra, quá trình này thường cần đến một chuỗi email dài không cần thiết. Ứng dụng Cuộc hẹn giúp thực hiện quá trình này nhanh chóng và dễ dàng. Nó cho phép bạn thăm dò ý kiến đồng nghiệp và bạn bè về ngày và giờ thuận tiện nhất để lên lịch họp, đồng thời hiển thị thời gian trống của bạn để tránh việc đặt lịch hai lần vào một khung thời gian. Ứng dụng Cuộc hẹn kết nối với lịch trực tuyến được tích hợp đầy đủ vào Google Lịch và Outlook giúp bạn dễ dàng lên lịch họp.
Quản lý cuộc họp
Các cuộc họp không cần thiết hoặc được lập kế hoạch yếu kém sẽ lãng phí thời gian quý báu của nguồn lực quan trọng nhất của bạn – các thành viên trong nhóm. Các cuộc họp kém hiệu quả làm chậm các quá trình, tạo ra sự nhầm lẫn và thiếu tin tưởng vào người tổ chức. Điều đó không nhất thiết có nghĩa là bạn cần dành toàn bộ thời gian để lên kế hoạch cho những cuộc họp hoàn hảo; thay vào đó, hãy để công nghệ trợ giúp bạn. Với Odoo, bạn có thể dễ dàng lên lịch họp và tập trung vào những thứ quan trọng khác, và công nghệ sẽ giải quyết phần còn lại.
Tự động tạo cuộc họp từ các sự kiện trong các ứng dụng khác
Với tính năng tự động hóa dễ dàng, bạn có thể tạo cuộc họp mới từ các hoạt động trong các công cụ tổ chức và lập kế hoạch khác. Bạn sẽ không bao giờ phải lên lịch cho các cuộc họp vô nghĩa.
Nhận lời nhắc trước khi bắt đầu cuộc họp
Công cụ thiết lập lịch họp phù hợp giúp bạn lên lịch họp một cách nhanh chóng và hiệu quả, cũng như làm việc hiệu quả. Nhưng bạn không cần phải dừng lại ở đó. Một cách khác để luôn làm việc hiệu quả là tự động gửi thông báo trước khi cuộc họp diễn ra trong bất kỳ ứng dụng hoặc thiết bị nào phù hợp nhất với bạn.
Bạn không chỉ có thể nhận các lời nhắc trong Google Lịch và Outlook hoặc qua email, mà còn có thể nhận thông báo SMS trong khoảng thời gian tùy thích trước khi diễn ra các sự kiện. Việc khiến thói quen lên lịch họp hiệu quả hơn sẽ đều có lợi cho mọi người vì nó cho phép bạn tập trung chuẩn bị cho cuộc họp thay vì lựa chọn khoảng thời gian thích hợp.
Chia sẻ và cộng tác trên các ghi chú mới
Các điểm cần rút ra và các mục hành động là kết quả quan trọng nhất của hầu hết các cuộc họp. Quan trọng là, bạn đừng quên chia sẻ những điều này với nhóm của mình. Như đã nói, bạn có thể tự động hóa quá trình đó và không bao giờ phải nghĩ về nó nữa.
Gửi biên bản cuộc họp cho đúng người
Ghi chú và gửi chúng đến đúng người có thể mất thời gian và khiến bạn cảm thấy đó là một việc làm lãng phí thời gian. Đừng để nó lãng phí thời gian của bạn. Sau khi ghi chú trong cuộc họp, Odoo có thể gửi chúng cho nhóm của bạn (và người giám sát) để mọi người cùng biết.
Email Marketing (Tiếp thị qua email)
Social Marketing (Tiếp thị xã hội)
Cho dù đang quản lý mạng xã hội của doanh nghiệp hay đang cố gắng tạo dựng thương hiệu cá nhân thì việc quản lý tất cả các nền tảng mạng xã hội sẽ là một trách nhiệm rất lớn. Bạn có thể tạo trang Facebook, cải thiện hồ sơ LinkedIn hoặc chờ được công ty nhắc đến trên Twitter. Mặt khác, nhiều khách hàng tự động sử dụng các kênh truyền thông xã hội để giữ liên lạc với các doanh nghiệp. Các trang Twitter, Facebook và LinkedIn là địa chỉ mặc định mà họ sẽ truy cập để tìm hiểu xem bạn đang mở, bán hay chấp nhận hàng được trả lại.
Chia sẻ nội dung mới
Một trong những cách tốt nhất để xây dựng một cộng đồng ổn định trên bất kỳ mạng xã hội nào chính là chia sẻ nội dung mà những người theo dõi của bạn thấy thú vị.
Đăng chéo và cung cấp nội dung
Bạn đã viết một bài viết tuyệt vời và giờ là lúc cần để những khán giả của bạn nhìn thấy nó bất kể họ đang sử dụng nền tảng nào. Sẽ thật tẻ nhạt khi chia sẻ nội dung trên các nền tảng, nhưng với Social Marketing, bạn có thể tự động đăng chéo nội dung giữa tất cả các tài khoản mạng xã hội của mình.
Giám sát trực tuyến thương hiệu của bạn
Theo dõi việc đề cập đến thương hiệu trên nền tảng trực tuyến có thể là việc làm tẻ nhạt khi phải làm việc với nhiều công cụ, chọn lọc từ nhiều trang và các trang liên kết để tìm ra các đề cập thương hiệu hợp pháp. Social Marketing có thể giúp bạn giám sát các mạng xã hội một cách tự động.
Odoo NOTES
Dù đang họp hay nghiên cứu, việc ghi chú sẽ giúp bạn tập trung và cung cấp cho bạn tài liệu tham khảo sau này để nhắc nhở và củng cố về bối cảnh công việc. Nó có thể tốn ít công sức hơn so với việc viết một bản ghi đầy đủ, nhưng vẫn sẽ mất một lượng lớn thời gian để định dạng, sắp xếp và theo dõi các ghi chú. Mỗi khi cần ghi chú về điều gì đó, bạn nên dùng Odoo Notes.
Nó giúp các ghi chú trở nên hữu ích
Việc chuyển đổi các ghi chú thành một danh sách công việc có thể kiểm tra cho phép bạn luôn cập nhật công việc và không bỏ lỡ việc theo dõi các mục quan trọng đó. Hoặc, bạn có thể tạo ghi chú từ các nhiệm vụ mới. Bằng cách đó, mỗi khi thêm một thứ mới vào danh sách việc cần làm, bạn sẽ có một không gian hoàn hảo để theo dõi suy nghĩ và ghi chú của mình.
Nhận lời nhắc về các ghi chú trên lịch
Đôi khi chúng ta sẽ mắc sai lầm và quên đi mọi thứ. Bạn có thể sẽ phải theo dõi tất cả các mục hành động vừa vội ghi lại nhiều lần. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc tự động biến các ghi chú của mình thành lời nhắc trong lịch để nhớ kiểm tra lại chúng.
Tài liệu và Tệp Lưu trữ đám mây
Khi nói đến làm việc từ xa, sự cộng tác không chỉ diễn ra thông qua trò chuyện video mà còn trên các tệp. Đây là lý do tại sao bắt buộc phải có một ứng dụng cho phép các bên liên quan của dự án chia sẻ và chỉnh sửa tệp với nhóm từ xa của họ. Đây là lúc các ứng dụng lưu trữ đám mây như Odoo Documents trở nên hữu ích. Bằng cách chuyển tất cả các tệp lên lưu trữ đám mây, nhóm của bạn sẽ có thể truy cập thông suốt vào các tài liệu, bảng tính, bản trình bày, video có liên quan và nhiều tài liệu khác.
Dễ dàng ký các tài liệu
Mặc dù bút mực và giấy tờ dường như đã trở thành dĩ vãng, nhưng chữ ký vẫn có tầm quan trọng và biến các giao dịch kinh doanh thành hiện thực. Bạn có thể đơn giản hóa quy trình này, tự động hóa và ký các tài liệu bằng mực kỹ thuật số, đồng thời hiện đại hóa khía cạnh xưa cũ cũ này trong công ty.
Theo dõi thời gian và năng suất
Một trong những thách thức của làm việc từ xa là người sử dụng lao động và khách hàng muốn biết rằng công việc đang được thực hiện và năng suất không bị giảm đi. Đồng thời, nhân viên không muốn phải kiểm tra liên tục, cũng như có cảm giác bị ai đó theo dõi. Đây là lúc bạn cần đến một công cụ theo dõi thời gian.
Đó là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp đánh giá năng suất của nhân viên cũng như yêu cầu nhân viên có trách nhiệm với công việc của họ. Về phía nhân viên, đặc biệt là đối với những người làm tự do và các nhà thầu độc lập, phần mềm theo dõi thời gian có thể rất quan trọng trong việc gửi hóa đơn tới bảng lương. Tất cả các bên liên quan đều được hưởng lợi từ việc theo dõi năng suất và thời gian công bằng này.
Kết luận
Tình trạng phong tỏa do virus corona gây ra đã cho thấy làm việc từ xa có thể được thực hiện trên quy mô rộng hơn nhiều so với dự đoán của nhiều công ty. Các điều kiện làm việc linh hoạt đang trở thành một quy chuẩn mới, và đây là sự thay đổi đáng chú ý trong văn hóa làm việc. Ngay cả sau khi đại dịch qua đi, dự kiến sẽ có nhiều sự thay đổi văn hóa theo hướng làm việc tại nhà như một chuẩn mực và nhiều nhân viên sẽ muốn làm điều này, ít nhất là một vài ngày trong tuần. Mặt khác, những người sử dụng lao động, người quản lý và người sáng lập sẽ nhận ra rằng văn phòng tại nhà thực sự giúp tăng năng suất. Với các công cụ, nguồn lực tuyệt vời và công nghệ tiên tiến, việc thiết lập một môi trường làm việc chuyên nghiệp tại nhà để nâng cao hiệu quả chưa bao giờ đơn giản đến thế.