Phần mềm kế toán là phương pháp tối ưu để doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt tình hình và quản lý tài chính. Vậy phần mềm kế toán doanh nghiệp là gì? Tại sao doanh nghiệp lại cần đến?
Giới thiệu phần mềm kế toán doanh nghiệp
Phần mềm kế toán doanh nghiệp là một ứng dụng công nghệ được thiết lập dành cho bộ phận kế toán. Phần mềm giúp thực hiện các thao tác kế toán, hạch toán, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
Phần mềm có thể được cài đặt trên máy tính hoặc các thiết bị cầm tay như điện thoại thông minh, máy tính bảng,... Ngoài ra cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán online trên nền tảng web. Người dùng sẽ cung cấp dữ liệu là các chứng từ, hồ sơ, số liệu. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ xử lý và lên báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết nhờ các thủ tục, quy trình được thiết lập sẵn.
Hiện nay có hai loại phần mềm kế toán chủ yếu: phần mềm đóng gói và phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu. Người dùng có thể lựa chọn mua phần mềm kế toán từ các đơn vị thiết kế hoặc cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán miễn phí.
Khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý kế toán
Quản lý kế toán là công việc phức tạp, tuy vậy, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ bỏ qua những lợi ích mà phần mềm chuyên nghiệp mang lại. Điều này không chỉ gây khó khăn cho kế toán mà còn ảnh hưởng đến các phòng ban khác.
Các doanh nghiệp này chủ yếu sử dụng phương pháp kế toán thủ công, quản lý bằng Excel hoặc thuê các dịch vụ bên ngoài. Phương pháp này dẫn đến nhiều nguy cơ như:
Khó quản lý
Việc kế toán bằng dữ liệu giấy, sổ sách hoặc Excel gây trở ngại cho việc quản lý chung. Thử tưởng tượng mỗi tháng kế toán phải xử lý hàng trăm đơn hàng, hóa đơn, chứng từ, rất khó khăn trong việc quản lý. Điều này còn gây choáng ngợp cho nhân sự mới cũng như khó khăn cho các bộ phận liên quan như kho hàng, vận chuyển,...
Tốn thời gian tra cứu, tìm kiếm
Qua từng ngày, từng tuần, từng tháng, số lượng dữ liệu cần quản lý ngày càng tăng lên. Điều này gây khó khăn cho việc tra cứu, tìm kiếm dữ liệu mỗi khi cần thiết. Thay vì với phần mềm chuyên nghiệp, chỉ cần với vài thao tác đơn giản là có thể tra cứu được ngay thì kế toán thủ công sẽ tốn nhiều thời gian tìm kiếm giấy tờ, sổ sách vì có quá nhiều file lưu trữ.
Bảo mật kém, dễ mất dữ liệu
Phương pháp kế toán thủ công rất dễ gây ra tình trạng mất dữ liệu vì lưu trên ổ cứng. Dữ liệu dễ bị mất và rất khó lấy lại nếu quên lưu hoặc xảy ra sự cố bất chợt. Đồng thời với hệ thống bảo mật không được đảm bảo, thông tin dễ bị rò rỉ, ảnh hưởng đến quyền lợi doanh nghiệp.
Dễ phát sinh sai sót
Dễ phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu, đối chứng hóa đơn cũng là vấn đề thường gặp với phương pháp thủ công. Điều này gây ra khó khăn không nhỏ trong việc tìm và sửa chữa, gây tốn ít nhiều thời gian cho nhân sự.
Ưu điểm của phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp Odoo
Triển khai Odoo với phần mềm phần mềm quản lý kế toán là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi hiện nay. Odoo là phần mềm kế toán tùy chỉnh theo yêu cầu với nhiều ưu điểm như:
- Bảo mật cao, phân quyền chi tiết
- Tùy chỉnh theo yêu cầu
- Hệ thống theo chuẩn quốc tế
- Giao diện đơn giản, dễ cài đặt và sử dụng
- Đa dạng module cho doanh nghiệp
- Phần mềm hoạt động nhanh gọn, ổn định, thông minh
- Hỗ trợ mọi quy mô doanh nghiệp
Phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp với ai
Kế toán là khâu vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, mô hình kinh doanh mà tính năng kế toán ở doanh nghiệp này có thể khác với doanh nghiệp khác. Tuy vậy nhìn chung các phần mềm kế toán vẫn là công cụ hỗ trợ không thể thiếu với doanh nghiệp, nhất là trong thời đại công nghệ 4.0.
Quản lý kế toán bao gồm nhiều công việc phức tạp và rất dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn. Do đó, bộ phận kế toán cần những nhân sự có chuyên môn, cẩn thận và kiên nhẫn. Tuy vậy ngay cả những kế toán tài giỏi nhất cũng cần phải có công cụ để hỗ trợ. Đó là phần mềm quản lý kế toán dành cho doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán online phù hợp với mọi mô hình và lĩnh vực kinh doanh. Không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn mà phần mềm còn phù hợp cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Nhờ có công cụ hỗ trợ, kế toán viên cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán làm nhiều công ty một lúc.
Phần mềm kế toán giúp báo cáo chuẩn xác và tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí hơn so với phương pháp thủ công. Đồng thời, người làm kế toán cũng làm việc ít áp lực và thoải mái hơn.
Trên đây là những thông tin cơ bản về phần mềm kế toán doanh nghiệp. Hy vọng bạn có thể lựa chọn được phần mềm tối ưu phù hợp với doanh nghiệp của mình.