Ngoài vấn đề truyền thông bên ngoài, làm tốt truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp sẽ tạo nên nền tảng phát triển bền vững nhất. Thế nhưng, đây cũng là một trong nhiều khó khăn mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt. Phương pháp nào để tối ưu truyền thông nội bộ? Nó mang lại những giá trị gì cho doanh nghiệp? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
Truyền thông nội bộ là gì, đóng vai trò gì với sự phát triển doanh nghiệp?
Truyền thông nội bộ - Internal communications - là công tác doanh nghiệp triển khai với mục đích truyền đạt các thông tin nội bộ giữa các phòng ban. Những thông tin được truyền tải gồm:
Các chính sách, sự kiện của doanh nghiệp
Tầm nhìn của lãnh đạo với tương lai phát triển của doanh nghiệp.
Các giá trị mà doanh nghiệp mang đến cho khách hàng và bản thân nhân viên
Các vấn đề liên quan đến sản xuất kinh doanh, phản hồi khách hàng, tiếp nhận của thị trường.
Truyền thông nội bộ là một phần trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp.nhà lãnh đạo có thể thông qua đó quán triệt nhân viên hiểu biết sâu sắc về các chân giá trị mà doanh nghiệp hướng đến. Nhân viên sẽ thấy được bản thân họ được tôn trọng, được tham gia vào quá trình phát triển của doanh nghiệp và có ý nghĩa với điều này. Việc truyền thông không chỉ đơn thuần là đưa thông tin một chiều từ cấp trên xuống cấp dưới. Nó là cuộc đối thoại 2 chiều để cả 2 bên đều thấu suốt được các nguyện vọng, vai trò và giá trị của bên còn lại.
Truyền thông nội bộ là một phần quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp
Truyền thông kém có thể khiến công ty đối mặt với khủng hoảng. Ví dụ như trong các giai đoạn doanh nghiệp gặp khó khăn như khủng hoảng kinh tế hay dịch bệnh. Lúc này, các vấn đề cơ cấu lương thưởng, cơ cấu nhân sự có thể gây tâm lý hoang mang lo lắng. Vì vậy, phương pháp truyền thông tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp đứng vững và tạo được sự tin tưởng từ nhân viên.
Với một doanh nghiệp mà nói, con người chính là tài sản lớn nhất. Đáp ứng được phương thức truyền thông chính là cách hoàn hảo để giữ người tài. Chính vì vậy, làm thế nào để xây dựng phương pháp truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả luôn là điều mà các lãnh đạo có tầm nhìn quan tâm đến.
Các vấn đề thường gặp nhất trong truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Lạm dụng việc gửi email
Thông thường, doanh nghiệp thường sử dụng email để làm phương thức truyền tải thông tin. Trong ngày, nếu có 10 sự kiện mới được cập nhật cũng đồng nghĩa với 10 email mới được gửi đi. Cả người gửi mail và người nhận mail đều phải cập nhật hộp thư liên tục để có thể nắm bắt được các thông tin truyền tải.
Doanh nghiệp thường lạm dụng gửi mail khi truyền thông
Tắc nghẽn trong quá trình truyền tải thông tin
Tắc nghẽn trong quá trình truyền tải cũng là một trong những vấn đề thường gặp của truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Việc truyền tải thông tin từ cấp lãnh đạo đến cấp quản lý, vì lý do gì đó mà không được truyền tải kịp thời và đầy đủ đến các phòng ban. Do đó, tình trạng chậm cập nhật thông tin và thông tin hiểu sai ý lãnh đạo rất thường xuyên xảy ra.
Quản lý các công văn, giấy tờ thiếu tính hiệu quả
Việc truyền thông nội bộ bao gồm tất cả các công văn, giấy tờ, bao gồm các đơn từ, thông báo, văn bản mà doanh nghiệp muốn nhân viên nắm bắt được nội dung. Xây dựng công văn, quản lý và ban hành thiếu hiệu quả là thực trạng mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Không những thế, vấn đề in ấn các ấn phẩm truyền thông nội bộ cũng sẽ tiêu tốn khá nhiều chi phí hàng tháng.
Khó kiểm soát và đo lường tính hiệu quả của truyền thông
Truyền thông có vai trò giúp các nhân viên và lãnh đạo tìm được tiếng nói chung. Truyền thông tốt giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc. Từ đó, hiệu quả kinh doanh cũng tăng trưởng tốt hơn. Ngược lại, nếu không thể biết được truyền thông có hiệu quả không thì doanh nghiệp khó có thể có được những thành công như ý muốn.
Khó đo đường được hiệu quả truyền thông
Việc đo lường tính hiệu quả của truyền thông nội bộ gặp khó khăn là điều mà nhiều doanh nghiệp vướng phải. Muốn tối ưu được truyền thông nội bộ, cần phải cải thiện vấn đề này.
Làm thế nào để cải thiện và tối ưu truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp?
Từ những khó khăn trong truyền thông nội bộ, chúng ta có thể thấy được, để cải thiện hiệu quả truyền thông, doanh nghiệp, cần phải thực hiện các vấn đề sau:
Các mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp cần phải được công khai rõ ràng, chi tiết.
Xây dựng các kênh giao tiếp với nhân viên, khuyến khích nhân viên đối thoại và chia sẻ quan điểm, ý kiến của mình.
Luôn đặt nhân viên làm trọng tâm, cho nhân viên thấy được bản thân họ luôn được doanh nghiệp đánh giá cao và đóng góp chính vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Tích cực xây dựng kênh giao tiếp thông suốt, liên tục, tạo ra nguồn tin nhất quán và sự tin tưởng nội bộ trong doanh nghiệp.
Liên tục đo lường tính hiệu quả của truyền thông nội bộ và từng bước cải thiện hiệu quả truyền thông.
Tìm giải pháp tốt nhất để truyền thông: mạng xã hội, phần mềm sẽ là những phương thức hữu ích nhất.
Tối ưu truyền thông nội bộ bằng nhiều cách
Giải pháp số tối ưu truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp với phần mềm Odoo
Ứng dụng số hóa vào truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là giải pháp hiệu quả hàng đầu hiện nay. Phương pháp này giúp tiết kiệm đến 70% thời gian và chi phí in ấn tìm kiếm hay các tra cứu tài liệu. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng tối ưu hóa hoạt động truyền thông, vận hành quản lý:
Chỉ chưa đầy 1 phút có thể chia sẻ các tài liệu, trích xuất tài liệu đến tận từng phòng ban.
Chuẩn hóa nguồn thông tin truyền thông 100% đến từng cấp. Không còn lo lắng tình trạng “ông nói gà, bà hiểu vịt” khi truyền thông theo phương thức truyền thống.
Tiết kiệm chi phí in ấn, tiết kiệm thời gian tìm tài liệu vì mọi thứ đã có sẵn trên nền tảng.
Tối ưu mọi giao tiếp thông qua các nền tảng trò chuyện, kết nối bằng internet.
Tạo đột phá mới cho kênh truyền thông nội bộ với công nghệ 4.0 hiện đại, giúp doanh nghiệp ngày càng chuyên nghiệp hơn.
Đó cũng chính là những gì mà Odoo - dịch vụ phần mềm ERP mã nguồn mở mang đến. Odoo cho khả năng tùy chỉnh và phát triển các tính năng đạt đến độ hoàn hảo, hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự, truyền thông nội bộ, CRM, và rất nhiều các vấn đề khác liên quan đến tổng thể quá trình vận hành.
Sử dụng phần mềm Odoo để thực hiện truyền thông nội bộ nhanh chóng, nhất quán
Khác với các phần mềm kiểu cũ, Odoo không đóng kín các tính năng của mình mà luôn có thể rộng mở để kết nối với hàng loạt phần mềm khác. Odoo khuyến khích trao đổi nội bộ giữa các nhân viên, tạo nên một công cụ truyền thông mạnh mẽ nhất.
Hơn hết, với phần mềm này, những thông tin được truyền tải sẽ vô cùng chuẩn xác, đạt được hệ giá trị nhất quán ở mỗi phòng ban. Nó tạo nên môi trường tiện ích để các nhân viên có thể thảo luận, đóng góp ý kiến. Nó cũng có thể giúp một nhân viên có thể nhìn thấy được toàn cảnh quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua đó, có thể biết được bản thân đang ở mảnh ghép nào. Từ đó, kích thích nhu cầu công hiến và giúp doanh nghiệp ngày càng có được những thành công vững chắc hơn.
Để được tham vấn sâu hơn những lợi ích mà Odoo mang lại với truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các bạn hãy liên hệ đến TopERP - Đối tác chính thức của Odoo tại Việt Nam. Toàn thế giới đã có hơn 5 triệu người dùng phần mềm này, tính hiệu quả của nó đã được kiểm chứng. Hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết:
TopERP Solutions Jsc., Co.
Địa chỉ: 65 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đa Kao, Quận 1, TPHCM
Hotline: 0374599363
Email: admin@toperp.vn